La Carta Costa - capitolo 2

Buongiorno a tutti a voi.

Oggi voglio verificare con voi l'effettivo costo della carta in azienda. Mi rifarò ad una ricerca che è stata pubblicata non molto tempo fa in rete e che ha aperto gli occhi a tante aziende. Questa ricerca nasce dopo aver notato come il tempo di un professionista purtroppo oggi nelle aziende abbia un grande nemico: l'attività di produzione, gestione, archiviazione e ricerca dei documenti.


Non solo: esistono anche costi direttamente imputabili alla carta stessa.... e ora, senza fare troppi all'armismi... voglio presentarveli.

Nella tua azienda, hai almeno 30 faldoni? Ecco 30 faldoni, ti sono già costati più di 5.000€ 

È il tuo caso? Segui il ragionamento con me:

• Prezzo di un foglio? 0,03€
• Prezzo di un raccoglitore? Circa 8€
• Quanti fogli contiene? Circa 250
• Quanti faldoni potrebbe aver archiviato un’azienda che ha circa 11 anni? Circa 330

Bene. Questi sono dati oggettivi e statistamente dimostrati. Ora facciamo alcuni calcoli:

• N faldoni 330 x 8€ = 2640€
• N fogli in 320 faldoni (330 x 250 = 82500) x 0,03€ = 2475€
• Tot. 5115€ = spesa totale del materiale cartaceo in 11 anni

Non è finita.

1. Quanto tempo ci vuole per cercare un documento o archiviarlo?
     Diciamo indicativamente e ottimisticamente 3 min

2. Quanto è il costo al minuto di un dipendente?
     Sono circa 0,25€ al minuto, Quindi ogni documento costa 0,75€

3,  Quanti documenti cercate o sistemate al giorno in tutta la vostra azienda?
     1000 documenti (che  sono la gestione di 4 faldoni e in media 100 documenti a testa in un          

     gruppo di 10 persone) equivalgono a circa 750€ 

Pensate ogni giorno in azienda 750€ di costo di gestione dei documenti.

A questo punto, è comprensibile che oggi pensare di digitalizzare tutto l'archivio potrebbe sembrare una buona soluzione. E l'idea che spesso nasce in azienda è: facciamolo a tempo perso!!!!

Sicuri che possa essere un idea che fa risparmiare? 

Ebbene, facendo un rapido calcolo, quel "a tempo perso", sai quanto vale?  Il calcolo è semplice ma il risultato è inquietante: per arichiviare i nostri 330 faldoni parliamo di un costo di oltre 60.000€ 

Questo è quanto ci costerebbe "farlo in casa". Chi di voi è disposto a bruciarsi 60.000€ di tempo/valore?

A questi 60.000€ dobbiamo ancora aggiungere:

• acquisto di un software, di server o strumentazione per la digitalizzazione.
• occupazione di circa 20mq di spazio (spazio occupato da circa 330 faldoni: praticamente un ufficio).
• la presenza del “lepisma saccarina” (gli insetti della carta, infestanti e fastidiosi).

Facciamo un gioco. Non vi facciamo perdere tempo:

• Comunicateci il tipo di documento che trattate in azienda
• Forniteci indicativamente un numero circa la quantità di documenti che avete in archivio
• Scriveteci una mail: info@gruppodps.it
• Noi vi risponderemo e vi diremo il valore dell’investimento per archiviare la vostra documentazione
• Sarete voi poi a decidere se continuare la conversazione con noi.
• Noi non vi contatteremo più...

..... perchè non vogliamo farvi perdere altro denaro!

Vintage nell'immagine, innovativi nello spirito

GRUPPO DPS Data Processing Solutions

La nostra "nuvola" compie 41 anni. In tutto questo tempo siamo cresciuti, cambiati, maturati, ma il nostro volto rimane invariato dal 1976 per scelta. E' il nostro logo. E' la nostra prima impronta, lasciata in questo mondo cosi veloce e in continuo cambiamento. E noi siamo ancora qui. Come allora, anche oggi con questo logo, disegnato l'anno della fondazione del gruppo. E' la nostra storia. Come siamo nati. E' la nostra immagine. Nel 1976 quella scritta era ambiziosa. Quasi moderna. Illegibile anche allora. Esattamente come oggi. Con quella nuvola che circoscrive la nostra azienda. Pensate nel '76 la chiamavano profeticamente nuvola.

E dopo 41 anni, abbiamo deciso che continueremo a presentarci con la nostra storica nuvola, che ci ricorda tutti i giorni i valori di chi ha fondato questa azienda: "noi siamo gli artigiani del dato". E da artigiani elaboriamo, solo come la mano umana sa fare, ogni singolo dato e ogni singolo documento... e questo sara' anche vintage come il nostro logo… ma a noi piace chiamarla qualita'.

La carta costa ... capitolo 1

Uno studio di InfoCamere ha evidenziato i costi, spesso nascosti, della gestione documentale cartacea. Oggi capiremo insieme quali sono i costi che la nostra azienda rischia di sostenere, qualora dovesse perdere un documento.

Sentite un po':

• ogni anno in Italia vengono stampate circa 115 miliardi di pagine, di cui 19,5 miliardi inutilizzate, che generano un costo di 287 milioni di euro all'anno.
• ogni documento cartaceo viene riprodotto dalle 9 alle 11 volte procurando un costo di 18 euro per documento
• in media 1 documento su 20 viene perduto
• il 3% dei documenti è archiviato erroneamente
• il costo per recuperare un documento perduto è stato stimato in 120 euro

Quanti documenti vengono cercati al giorno nella vostra azienda?
Quanti documenti si perdono?
Quanto vi costa recuperare un documento perso, in termini di risorse, tempo e denaro?

Nel prossimo capitolo proveremo a capire quanto costa archiviare ogni singolo documento in azienda.